我们在录入表格时，有的单元格往往有些特定的格式要求，如果你没注意就有可能发生错误，比如单元格应该录入四位数你却录入了两位数。怎样避免这样的错误呢?我们可以进行一些设置，利用excel的数据有效性就可以控制特定单元格输入文本的格式。当你发生错误时，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告。下面来学习下操作步骤，希望对您能有所帮助。

　　比如在一个登记“出生日期”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

　　很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。